
L’ entreprise doit conserver tout document émis ou reçu dans l’exercice de son activité pendant une durée minimale. Ce délai varie selon la nature des papiers et les obligations légales. L’entreprise peut aussi archiver les documents plus longtemps, sauf s’ils contiennent des données personnelles. Pendant ce délai, l’administration peut mener des contrôles.
Documents civils et commerciaux
Les contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandises doivent être conservés pendant 5 ans. Les déclarations en douane doivent être conservées pendant 3 ans. Les autres documents tels que les factures clients ou fournisseurs, les contrats conclus par voie électronique, les correspondances commerciales (bons de commande ou bons de livraison) doivent être conservés 10 ans.
Documents et pièces comptables
Les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives doivent être conservés pendant 10 ans.
Documents fiscaux
L’article L102B du Livre des procédures fiscales stipule que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans [...] ».
Ce délai de conservation concerne notamment l’impôt sur le revenu, l’impôt sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC), les impôts directs locaux, la cotisation foncière des entreprises (CFE), la valeur ajoutée des entreprises (CVAE), la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), etc.
Documents sociaux
Les statuts de la société doivent être conservés pendant 5 ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés. Les documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe...) doivent être conservés 10 ans. Les convocations, les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d’administration doivent être conservés pendant 3 ans.
Des sanctions possibles
Quelles sont les sanctions en cas de non-conservation de vos documents ? Dans certains cas, ne pas conserver les documents de votre entreprise peut vous valoir des sanctions. C’est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux : l’article 1734 du Code général des impôts précise qu’une amende de 10 000 € est « applicable en cas d’absence de tenue [des] documents [demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits. »
Document civil et commercial | |
Type de document | Durée de conservation |
Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale | 5 ans |
Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur | 2 ans |
Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) | 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation |
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans |
Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire...) | 5 ans |
Document de transport de marchandises | 5 ans |
Déclaration en douane | 3 ans |
Police d’assurance | 2 ans à partir de la résiliation du contrat |
Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) | 5 ans à partir de la fin de la protection |
Dossier d’un avocat | 5 ans à partir de la fin du mandat |
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